(informační memorandum pro zákazníky)
V rámci naší činnosti je nutné, abychom zpracovávali osobní údaje. Jakým způsobem k tomu dochází, čí data zpracováváme a jaká práva z toho plynou, vysvětlujeme v tomto memorandu.
Správcem osobních údajů je společnost Metio Software s.r.o., se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, identifikační číslo: 10932968, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 350912. Kontaktovat nás můžete na e-mailové adrese info@metiosoftware.cz.
V případech, kdy provozujeme software našeho zákazníka, působíme pouze v roli zpracovatele osobních údajů a postupujeme na základě pokynů správce (našeho zákazníka).
V rámci naší činnosti shromažďujeme a následně zpracováváme osobní údaje následujících skupin osob:
Nejčastějšími subjekty údajů, jejichž údaje zpracováváme, jsou naši zákazníci (v případě, že se jedná o fyzickou osobu) a jejich zaměstnanci či spolupracovníci. Vzhledem k tomu, že se naše společnost zabývá vývojem software, mohou být subjekty, jejichž osobní údaje zpracováváme, také další osoby, jejichž údaje se nacházejí v databázích našich zákazníků (jejich zákazníci a klienti, zaměstnanci, dodavatelé a další osoby).
Zpracováváme rovněž osobní údaje našich zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání.
Další kategorii jsou naši dodavatelé různých služeb a zboží.
V závislosti na tom, v jakém jste vůči nám vztahu (viz typy subjektů o bod výše), o Vás zpracováváme zejména následující informace:
Jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo, titul, datum a místo narození, rodné číslo, identifikační číslo (IČO), adresa sídla, spisová značka soudního či jiného obdobného řízení, vzdělání, fotografie, historie zaměstnání, schopnosti a zkušenosti, zájmy, profesní oprávnění a členství, podpis.
V rámci instalace a provozu software může při plnění smluvních povinností vůči zákazníkům docházet ke zpracování osobních údajů uložených v jejich databázích. Obsah těchto údajů nejsme schopni předem stanovit ani ovlivnit. Za soulad takového systému s požadavky na ochranu osobnosti a zpracování osobních údajů odpovídá především zákazník, který je povinen zajistit veškerá adekvátní právní i technická opatření. V těchto případech společnost METIO Sotfware s.r.o. působí v roli zpracovatele údajů, nikoliv správce.
Jedná se především o záznamy z naší komunikace prostřednictvím jakéhokoliv komunikačního kanálu. Zejména tedy půjde o emailovou, písemnou či jinou komunikaci.
Uchováváme a zpracováváme samozřejmě i faktury týkající se našich služeb a případné další, které jsou nám poskytnuty ze strany zákazníků.
Vaše osobní údaje používáme k účelům vyplývajícím z naší činnosti, přičemž platí, že pro většinu takových zpracování nemusíme získávat Váš souhlas – zpracování je nám umožněno přímo na základě právních předpisů.
Konkrétní účely jsou zejména následující:
(I) zpracování obchodních nabídek pro potenciální zákazníky - právním důvodem je zákaznická poptávka, tedy jeho souhlas;
(II) poskytování služeb spojených s vývojem software či jeho provozem a údržbou – právním důvodem je ochrana oprávněných zájmů zákazníka, zejména ochrana majetku
(III) vedení účetnictví, zákaznických spisů - právním základem pro toto zpracování je splnění právních povinností, které se na nás vztahují a ochrana našich oprávněných zájmů;
(IV) komunikace s Vámi a jinými osobami v rámci plnění smluv se zákazníky - právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy, splnění právních povinností, které se na nás vztahují, a ochrana našich oprávněných zájmů;
(V) výběrové řízení uchazečů o zaměstnání u nás – právním základem pro toto zpracování je souhlas uchazečů;
(VI) plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů, poskytnutí povinné součinnosti, včetně plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů - právním základem pro toto zpracování je splnění právních povinností, které se na nás vztahují;
Osobní údaje získáváme především při plnění smluvních povinností vůči našim zákazníkům. Osobní údaje můžeme získat taktéž přímo od subjektů údajů, od jiných osob na základě souhlasu či od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a sdílení osobních údajů. Údaje získáváme také z naší vlastní činnosti.
Osobní údaje zpracováváme po nezbytně nutnou dobu s ohledem na účel zpracování. Údaje poskytované zákazníky uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu trvání promlčecích dob a jiných aplikovatelných zákonných lhůt. Účetní záznamy, kterými dokládáme naše účetnictví (a které mohou obsahovat některé osobní údaje), uchováváme v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 5 let počínajících koncem příslušného účetního období. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme po dobu výběrového řízení, ledaže nám kandidát poskytne souhlas s uchováním údajů po delší dobu s možností budoucího kontaktování.
Vaše osobní údaje zásadně zpracováváme interně a zpřístupňujeme je pouze našim zaměstnancům, respektive spolupracujícím osobám za účelem plnění zakázek. Vzhledem k charakteristice našeho podnikání jsme však občas povinni sdílet Vaše osobní údaje i s dalšími subjekty. V takovém případě se však zavazujeme osobní údaje předat pouze takovým subjektům, u nichž je garantována dostatečná míra ochrany osobních údajů v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je dále zaručena i smluvními závazky, certifikačními systémy a dalšími technickými a organizačními opatřeními.
(I) Máte právo na přístup k Vašim údajům - můžete nás požádat jednak o potvrzení, že zpracováváme Vaše údaje a dále o poskytnutí kopie těchto údajů.
(II) Máte právo na opravu a doplnění Vašich údajů - můžete nás požádat, abychom opravili nepřesné údaje. Současně máte právo na to, abychom doplnili případné neúplné údaje.
(III) Máte právo na výmaz - dále nás můžete požádat o to, abychom Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymazali.
(VI) Máte právo na omezení zpracování - můžete nás požádat, abychom omezili zpracování Vašich Údajů (tzn., abychom je nevyužívali, avšak zároveň aby nedošlo k jejich úplné likvidaci).
(V) Máte právo na přenositelnost Vašich údajů - máte právo na to, abychom Vám poskytli údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě na to, abychom tyto údaje předali jinému správci.
(VI) Máte právo vznést námitku - máte právo vznést námitku proti zpracovávání údajů, které je prováděno pro účely našich oprávněných zájmů. Pokud Vám následně nedokážeme prokázat, že máme závažné důvody pro takovéto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo které je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování Vašich osobních údajů zastaveno.
(VII) Máte právo odvolat svůj souhlas - pokud ke zpracování Vašich údajů využíváme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu má posléze účinky pouze do budoucna, tudíž nebude jakkoliv narušena zákonnost předcházejícího zpracování. K odvolání souhlasu můžete využít některý z kontaktů uvedených výše, přičemž toto odvolání musí obsahovat informaci o tom:
(VIII) Máte právo podat stížnost u ÚOOÚ - Pokud se z jakýchkoliv důvodů, že zpracování Vašich údajů neprobíhá v pořádku, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, telefon: +420 234 665 111.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.
Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.
V rámci snahy o co největší zabezpečení Vašich osobních údajů činíme odpovídající technická, fyzická, právní a organizační opatření v souladu s platnými zákony o soukromí a bezpečnosti dat. Máte-li důvod se domnívat, že Vaše komunikace s námi již není bezpečná (např. pokud nabudete dojmu, že bezpečnost jakýchkoli osobních údajů, které jste nám svěřili, byla ohrožena), neprodleně nás, prosím, na tuto skutečnost upozorněte prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše.
Prvním krokem naší spolupráce je vždy krátká nezávazná konzultace. Během ní zjistíme vaše potřeby a očekávání o funkci softwaru, době zhotovení a rozpočtu. Na schůzce nebo brzy po ní pak bude jasné, zda má smysl s námi pokračovat a jakým způsobem k řešení přistoupíme.